Funciones de un gerente de restaurante ¿Qué es y qué hace?

¿Qué es un gerente de restaurante y cuáles son sus responsabilidades?

Las responsabilidades del gerente de restaurante abarcan una amplia gama de tareas cruciales.

En primer lugar, es responsable de mantener los ingresos y la rentabilidad del establecimiento, así como de asegurar que se alcancen los objetivos de calidad establecidos.

Sus funciones incluyen la eficiente gestión operativa del restaurante, manteniendo altos niveles de producción, productividad y estándares de servicio al cliente.

Para tener éxito en esta función, es esencial poseer habilidades de liderazgo y una sólida experiencia tanto en el ámbito de la sala como en la cocina.

El gerente debe supervisar el funcionamiento general del restaurante, garantizar la satisfacción de los clientes y maximizar la capacidad del establecimiento. Además, se requiere experiencia en la gestión de la cocina, ya que implica la contratación de personal, la elaboración de horarios de trabajo, la supervisión de la preparación de alimentos y la garantía del cumplimiento de las normativas de salud y seguridad.

El gerente también desempeña un papel fundamental en el liderazgo motivador del personal, especialmente durante los momentos más agitados en momentos de alta demanda.

En última instancia, su responsabilidad principal radica en asegurarse de que el restaurante funcione de manera óptima y de que los clientes disfruten de una buena experiencia.

¿Quién es el gerente de restaurante?

El gerente de un restaurante es la cabeza del equipo, la persona responsable de llevar a cabo las acciones y el control para obtener los objetivos que la marca establece.

Se pueden dar tres situaciones:

1. Franquicia y/o cadena: en este caso, las directrices vienen dadas desde la central, y tu objetivo como gerente es garantizar que se cumplan los objetivos designados.
2. Restaurante ajeno: existe un propietario que marca las directrices y el gerente debe seguirlas y cumplir los objetivos marcados por el dueño.
3. Gerente/propietario: Este caso se da en muchas situaciones, el gerente y el propietario del local son la misma persona, por lo que es responsabilidad de él tanto marcar una estrategia como conseguir los objetivos marcados.

Lo más frecuente es que el gerente del local tenga una amplia experiencia en el ámbito de la hostelería, lo que le capacita para entender todas las particularidades del negocio y le da la habilidad y el juicio necesarios para gestionarlas de manera efectiva.

También encontramos numerosos profesionales de la hostelería que cuentan con una formación académica muy completa en gestión de empresas de restauración. Esta formación les capacita para desempeñar todas las funciones esenciales para dirigir con éxito este tipo de negocios, aunque en el ámbito laboral, la experiencia suele ser un requisito mayormente valorado a la hora de seleccionar a un gerente.

Hay varias aptitudes que debe tener el perfil de un gerente de cocina y son:

1. Metódico: debe ser una persona metódica, que sea capaz de desarrollar sistemas y procedimientos sencillos y prácticos tanto para él, como para su equipo, que permitan llevar a cabo todas las tareas necesarias para el correcto funcionamiento del local como, por ejemplo:

• Procedimiento para realizar pedidos:
• • • • • Revisar ventas del periodo anterior
        • Estimación de ventas
        • Realizar pedidos a proveedores
  • Recepción de las materias primas:

• • • • Comprobar condiciones (correcto embalaje, temperatura, características organolépticas, etc.) del producto.
      • Comprobar las cantidades recibidas con el albarán de entrega
      • Medidas a tomar en caso de alguna incidencia en la recepción
      • Archivar el albarán
  • Rutinas de limpieza tanto de sala como de cocina, estableciendo días y responsables.
  • Procedimiento de recarga de botelleros al final de cada día, o servicio, etc.
    La mayor parte de las tareas que se llevan a cabo en un restaurante son susceptibles de estandarización mediante sistemas y procedimientos, ya que se trata de rutinas que se repiten de forma periódica. Por esta razón, es recomendable establecer procedimientos detallados y asignar responsables dentro del personal para llevarlas a cabo.

2. Implicado y responsable: un gerente debe tener un alto grado de compromiso con la empresa, ya que el éxito o fracaso del local dependerá en gran medida de sus acciones y su criterio. Debe estar dispuesto a abordar diversas situaciones y siempre trabajar en beneficio de los intereses del restaurante.

3. Liderazgo: El gerente, por su posición, desempeña un papel fundamental en el restaurante y en la gestión de su equipo. Para ejercer un liderazgo efectivo, el gerente debe:

• • Servir de ejemplo en el cumplimiento de sus funciones, su responsabilidad e implicación.
  • Actuar con equidad al resolver problemas o conflictos dentro del equipo.
  • Mantener la motivación constante entre los miembros del equipo para alcanzar objetivos y fomentar un ambiente laboral positivo.
  • Mostrar empatía y sensibilidad cuando la situación lo requiera.
  • Supervisar el desempeño de los demás miembros del equipo y corregir en caso de que sea necesario.

Funciones de un gerente de restaurante

Las principales funciones y responsabilidades de un gerente de restaurante se pueden dividir en dos grupos esenciales que, aunque a menudo se entrelazan en la búsqueda del mismo objetivo (el adecuado funcionamiento del negocio), es útil separarlas para una comprensión más clara:

1. Funciones financieras o administrativas de un gerente de restaurante

Son aquellas dirigidas a la gestión y el resultado económico del local, donde la rentabilidad suele ser el objetivo principal del negocio.

El gerente debe tener saber realizar las siguientes funciones:

Impulsar la venta

Crear o implementar estrategias de venta para mejorar los ingresos del local, tales como:

• Establecer con el equipo de marketing, ya sea interno o subcontratado, las promociones, ofertas que se desean lanzar ese mes para realizar una comunicación efectiva.
• Fijar objetivos de venta
• Mantener motivado al equipo
• Realizar formaciones periódicas para que el equipo conozca (y venda) el producto, en consonancia con el departamento de marketing si fuese necesario.
• Conocer y analizar algunos KPIS para medir la rentabilidad y la rotación del local como:
  • Ticket medio
  • Referencias más vendidas
  • Referencias más rentables
  • Consumo medio/pax
  • Número de comensales diarios

Gestionar eficientemente los gastos

Implica llevar a cabo un riguroso control de los gastos del establecimiento, evitando cualquier gasto innecesario o excesivo.

Para ello, nuestra recomendación es establecer unos correctos procedimientos, asignando responsables y realizando una buena supervisión de este.

Controlar la cuenta de explotación del local

Llevar a cabo una correcta gestión de los gastos de explotación del local como:

• Costes de personal
• Coste de la mercancía vendida
• Costes fijos como alquiler y servicios básicos
• Cualquier otro coste variable imputado al funcionamiento del local

2. Funciones operativas de un gerente de restaurantes

Controles en todas las áreas del negocio

Existen herramientas que nos ayudan a controlar las diferentes áreas del negocio y es el gerente quien debe desarrollarlas e implementarlas a través de:

• Check list: deben diseñarse específicamente para cada área y son de gran ayuda para controlar y mantener un registro de la situación del local. Por ejemplo:
  • Check list de apertura del local: es una serie de tareas y verificaciones que se deben llevar a cabo antes de abrir el establecimiento. Esta lista puede variar dependiendo del tipo de negocio y sus necesidades específicas.
  • Check list de cierre de cocina: es una lista de tareas y verificaciones que se deben llevar a cabo al final del turno de trabajo en una cocina o restaurante. Estas tareas son esenciales para garantizar que la cocina quede en condiciones adecuadas para el siguiente turno y que se cumplan con los estándares de seguridad e higiene.
• Arqueos de caja: Los arqueos de caja son un procedimiento importante y deben llevarse a cabo de manera estricta cada vez que se produzca un cambio de turno o cuando una persona distinta se haga cargo de la caja. No realizarlos hace muy difícil determinar las causas de posibles diferencias entre las ventas registradas y los ingresos reales, lo que afecta directamente al flujo de caja y por ende a la rentabilidad del negocio.
• Conteos periódicos y parciales de inventario: Esta práctica implica contar minuciosamente todos los productos o artículos en existencia. Como norma general, debería realizarse este conteo como mínimo una vez al mes, ya que esto es importante para calcular con precisión el coste de la mercancía vendida, lo que tiene un impacto directo en la cuenta de resultados. Estos conteos mensuales, ayudan a detectar posibles desviaciones en el producto, errores de escandallos, aumentos de precios no notificados por parte del proveedor, etc.

Además de estos conteos mensuales, es muy recomendable realizar conteos parciales semanalmente, donde solo se contaran algunas referencias, según el criterio del gerente. Por lo general, se incluyen productos con alta rotación, productos de alto coste o aquellos con fecha de consumo preferente próximas, que pueden causar fácilmente pérdidas en caso de una mala gestión.

La realización de conteos parciales de esta manera permite tomar medidas correctivas a tiempo y evita problemas mayores al final del mes. También ayuda a detectar posibles desviaciones en los productos, errores en los registros, aumentos de precios no comunicados por parte de los proveedores y otros problemas relacionados con el inventario.

Auditorías e inspecciones

La función del gerente es esencial en situaciones de auditoría o inspección, ya sea que se trate de una auditoría externa contratada por el propietario, una auditoría interna en el caso de franquicias y cadenas de restaurantes, o una inspección realizada por una entidad pública. El gerente debe desempeñar el papel de persona de contacto principal en estos casos, dado que posee un conocimiento integral del negocio y puede proporcionar información crucial de primera mano, respondiendo a las preguntas y necesidades de los auditores o inspectores.

Además, al conocer las deficiencias que puedan surgir durante estas auditorías o inspecciones, el gerente está en una posición ideal para desarrollar nuevas y mejores herramientas y procedimientos correctivos. Esta retroalimentación permite mejorar la gestión operativa y garantizar el cumplimiento de los estándares establecidos, contribuyendo así a la mejora continua del restaurante.

Registro y control de mantenimiento y reparación de equipos e instalaciones

Es de suma importancia establecer un sólido sistema de registro y control para el mantenimiento y reparación de los equipos e instalaciones en el local. Esto se debe a que el buen uso y el mantenimiento adecuado son importantes a la hora de prevenir gastos extraordinarios que puedan afectar negativamente los resultados financieros del establecimiento.

Para lograrlo, es necesario implementar rutinas regulares de limpieza y mantenimiento de los equipos, así como considerar la contratación de servicios de mantenimiento técnico en casos específicos. Mantener los equipos e instalaciones en óptimas condiciones operativas y eficiencia es fundamental para evitar costosas averías y pérdidas de tiempo en la operación del restaurante.

Además, en caso de que se realice alguna reparación, es igualmente importante registrarla en un sistema de seguimiento. Esto permite evaluar la efectividad de las reparaciones realizadas y tomar medidas preventivas para evitar futuros problemas con los mismos equipos o instalaciones.

Control y análisis de inventarios

Los conteos de inventario, ya sean mensuales (del 100% de la mercancía) o semanales (parciales o completos), requieren un análisis posterior por parte del gerente, a fin de no solo determinar las desviaciones, sino de averiguar las causas y establecer medidas correctivas, por ejemplo:

• Desviación: discrepancia en cuanto al número de kilos de filete de merluza que debes tener en stock.
• Causa: Se están emplatando más cantidad de la estipulada en las recetas.
• Medidas correctivas: Comprar piezas con peso fijo, como nuestras porciones de merluza del cabo, que permita un fácil control de stock y evite las mermas en el producto. Facilita la operativa en cocina ya que las piezas tienen el peso ideal para una ración estandarizada.

Las causas más comunes de las diferencias en los inventarios suelen incluir:

• Errores en la preparación de recetas y emplatados.
• Desviaciones en el escandallo de las recetas.
• Registro incorrecto de las
• Falta de registro de los ingredientes utilizados en la comida del personal.
• Posibles casos de hurto o pérdida no autorizada.

El análisis de estas diferencias y la implementación de medidas correctivas efectivas son esenciales para mantener el control sobre el inventario y garantizar la rentabilidad del negocio.

Realizar pedidos a proveedores o asignar responsables

La gestión de pedidos a proveedores tiene un papel fundamental en la optimización del inventario, la reducción de mermas y la disponibilidad de productos para poder ofrecer todos los platos que aparecen en nuestra carta.

La persona encargada de esta tarea debe llevar a cabo una revisión y análisis periódico de las ventas y del product mix del local. Esto le permitirá identificar cuáles son los productos más y menos demandados. Con esta información, podrá estimar de manera aproximada las ventas previstas para el próximo período y realizar los pedidos de manera acorde.

Asimismo, al gestionar los pedidos, es importante considerar aspectos como el formato de los productos, su fecha de consumo preferente, las condiciones de entrega por parte de los proveedores y, por supuesto, la capacidad de almacenamiento del local. Todo esto contribuye a mantener un inventario eficiente y a garantizar que los productos estén disponibles en nuestras cocinas cuando se necesiten. Puedes consultar nuestra formación de “Cómo realizar un control de inventario” si quieres saber más.

La gestión eficiente de pedidos no solo optimiza la gestión de inventarios, sino que también puede ayudar a minimizar costes y mejorar la rentabilidad del negocio.

Gestión de personal

La gestión de personal es una de las funciones más complejas y críticas del gerente, ya que implica lidiar con un equipo humano que consta de individuos con diferentes personalidades, estados de ánimo y actitudes. Para que esta tarea sea efectiva, es importante mantener motivado al equipo y establecer metas y objetivos claros a nivel diario, semanal y mensual.

Entre las responsabilidades clave del gerente en la gestión del personal se incluyen:

• Elaborar horarios y proporcionarlos con suficiente antelación.
• Abordar y tomar medidas disciplinarias en caso de faltas graves por parte de los trabajadores.
• Resolver cualquier incidencia y, si es necesario, mediar para mantener un buen ambiente laboral.
• Supervisar el cumplimiento adecuado de la dieta y las comidas para el personal.
• Supervisar las tareas y responsabilidades específicas de cada empleado o, en el caso de un equipo numeroso, mantener una comunicación constante con los supervisores de turno y solicitar informes sobre las labores asignadas.
• Facilitar formaciones periódicas sobre productos del menú, software de gestión, plataformas de reservas y otras áreas relevantes para el cumplimiento de los objetivos del restaurante.
• Mantener al equipo motivado para lograr mayor eficiencia en todas las áreas del negocio.

Gestión y resolución de incidencias ante clientes

Dependiendo del tamaño y la estructura del establecimiento, el gerente a menudo se convierte en la imagen de la empresa frente a clientes y otras partes interesadas. En este papel, se requiere tacto y sensibilidad para abordar y resolver incidencias con los clientes, con el objetivo de que la experiencia del cliente termine siendo positiva en la medida de lo posible. Las reseñas y opiniones desempeñan un papel importante en la actualidad, especialmente en un sector altamente competitivo como la hostelería.

Las responsabilidades del gerente en la gestión de incidencias con clientes pueden incluir:

• Abordar de manera proactiva cualquier problema o inconveniente que pueda surgir durante la experiencia del cliente.
• Proporcionar soluciones rápidas y efectivas para garantizar la satisfacción del cliente.
• Demostrar empatía y comprensión hacia las preocupaciones de los clientes.
• Coordinar con el personal para implementar medidas correctivas y preventivas.
• Utilizar la retroalimentación de los clientes como una oportunidad para mejorar continuamente los servicios y la experiencia general del restaurante.

La habilidad del gerente para gestionar de manera efectiva las incidencias con los clientes no solo impacta la satisfacción del cliente individual, sino que también contribuye a la reputación general del restaurante, importante en un entorno competitivo donde la imagen y la experiencia del cliente son fundamentales.

Promover y practicar la Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

El gerente tiene la responsabilidad de no solo establecer medidas para la prevención de riesgos laborales, sino también de supervisar y garantizar su cumplimiento en todo momento. Las consecuencias de no abordar adecuadamente este aspecto no solo pueden ser perjudiciales para la salud y seguridad del equipo de trabajo, sino que también pueden generar costes adicionales significativos que afectarían la rentabilidad del negocio. Por esta razón, la promoción y aplicación efectiva de la prevención de riesgos laborales es una prioridad tanto para la empresa como para el gerente.

Velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales necesarios

Esto implica garantizar que el restaurante cumpla con todas las normativas y regulaciones vigentes, lo que incluye, entre otros aspectos:

• Asegurarse de que se cumple con la normativa APPCC (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control), que se refiere a la gestión de la seguridad alimentaria y la prevención de riesgos relacionados con los alimentos.
• Garantizar que la cartelería obligatoria esté visible y actualizada, incluyendo información como el horario de funcionamiento al público, el aforo máximo permitido, la prohibición de fumar en áreas designadas, entre otros requisitos legales.
• Mantenerse informado sobre cualquier cambio en la legislación relacionada con el funcionamiento del restaurante y tomar medidas adecuadas para cumplir con estos nuevos requisitos.
• Colaborar con las autoridades competentes en caso de inspecciones o auditorías para demostrar el cumplimiento de las normativas.

El incumplimiento de los requisitos legales puede tener graves consecuencias, que van desde sanciones financieras hasta la suspensión del negocio, por lo que la vigilancia y el cumplimiento constante de estas regulaciones es importante para la operación exitosa y legal del restaurante.

 

Como pudimos ver a lo largo de esta formación, el gerente desempeña un papel integral en la gestión del restaurante. Es la persona encargada de enfrentar y resolver diferentes situaciones en el local, al tiempo que lidera y motiva a su equipo para alcanzar los objetivos establecidos. Por esta razón, se convierte en la figura de confianza del propietario y la cara visible del negocio, desempeñando un papel crucial en el éxito y la reputación del restaurante.