Gestión de reservas online en restaurantes. Sistemas y aplicaciones

Sistemas de reservas online

Los sistemas de reservas online han transformado el sector de la hostelería, convirtiéndose en herramientas fundamentales que enriquecen tanto la gestión empresarial como la experiencia de los clientes.

Una aplicación destinada a la gestión de reservas agiliza el proceso de asegurar una mesa, permitiendo a los clientes hacerlo con unos simples clics desde sus dispositivos móviles, independientemente de la hora o lugar en el que se encuentren. Esto no solo ahorra tiempo y evita molestias, sino que también genera una sensación de independencia que aumenta la satisfacción del cliente.

Adicionalmente, estas plataformas ofrecen a los propietarios una visión en tiempo real de su capacidad de ocupación, al presentar de forma conjunta las mesas reservadas, disponibles y ocupadas mediante un simple vistazo. Esto resulta especialmente útil en momentos de alta demanda, donde una planificación efectiva puede marcar la diferencia entre un servicio exitoso y un escenario caótico.

Las aplicaciones de gestión de reservas también facilitan la comunicación entre el cliente y el establecimiento, posibilitando el envío automático y eficiente de confirmaciones de reserva, recordatorios e incluso la gestión de peticiones especiales.

Elegir la plataforma adecuada para tu restaurante puede ser todo un desafío, dado que cada establecimiento tiene necesidades y objetivos específicos. Sin embargo, debes tener en cuenta varios factores a la hora de considerar la plataforma a elegir.

En primer lugar, debes valorar el coste de cada una de las opciones. Algunas aplicaciones tienen tarifas fijas, mientras que otras se basan en un porcentaje de cada reserva. Si tu establecimiento recibe muchas reservas a lo largo del mes, lo más seguro es que te compense una aplicación con un coste fijo mensual, en el que no tengan en cuenta el número de reservas recibidas. Por el contrario, si no tienes un volumen significativo de clientes que vayan a usar este servicio, probablemente te compense elegir las que se basan en un porcentaje en función de las reservas elegidas.

Realizar estos cálculos es esencial para determinar el modelo que mejor se ajusta a tu volumen de reservas.

En segundo lugar, es importante que analices las funcionalidades que cada aplicación ofrece. ¿Buscas una herramienta sencilla para gestionar reservas o necesitas una más completa que incluya análisis de datos y programas de fidelización?

La facilidad de uso de la interfaz es un aspecto importante a considerar. Una aplicación intuitiva mejora la experiencia de tus clientes y simplifica el trabajo de tu equipo. Sin embargo, que la aplicación ofrezca opciones de personalización más completas también son relevantes, ya que te permiten ajustar la aplicación a la identidad de tu marca y a tus necesidades específicas. Por lo que, si cuentas con un equipo de marketing, o quieres plantear estrategias para tu negocio de cara al futuro, agradecerás estas funcionalidades que proporcionan este tipo de aplicaciones.

Por último, otro factor a tener en cuenta es el soporte al cliente. Un buen servicio de asistencia puede ser de gran ayuda en momentos críticos, por lo que es recomendable optar por aplicaciones que ofrezcan una ayuda rápida y eficaz.

Muchas aplicaciones cuentan con la opción de periodos de prueba gratuitos, esto te permite la posibilidad de probar de primera mano su funcionamiento y su adaptabilidad a las necesidades de tu negocio antes de decantarse por una de ellas.

Plataformas de reservas online

En la actualidad, el mercado ofrece diversas alternativas de plataformas para la gestión de reservas online. Todas ellas muy buenas y completas.

A continuación, veremos las 3 más relevantes:

Opentable

Destaca por su gran red de restaurantes afiliados, complementada por numerosos programas de recompensas que premian a los clientes habituales con descuentos y ventajas exclusivas.

Su interfaz es intuitiva y ofrece una amplia gama de opciones de personalización, permitiendo que cada restaurante adapte la aplicación a sus necesidades particulares. No solo facilita la gestión de reservas online, sino que también ofrece herramientas útiles para el departamento de marketing, la creación de estrategias de fidelización de clientes, por ejemplo las tarjetas de fidelización, y el control de pedidos para llevar.

Su implementación se basa en la nube, lo que le otorga la capacidad de integrarse con una variedad de sistemas existentes. Además, proporciona un equipo de atención al cliente disponible en más de 240 idiomas todos los días, en cualquier momento.

La plataforma de OpenTable ofrece tres planes mensuales, con precios que van desde 39 €/mes hasta 449 €/mes.

Entre sus funcionalidades clave se incluyen:

• Recepción de reservas online las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Suministro de información relevante para el cliente, como menús, imágenes de platos y la ubicación del restaurante.
• Actualización en tiempo real del listado de reservas.
• Gestión de las mesas del restaurante.
• Creación y manejo de listas de espera, tanto dentro del local como online.
• Desarrollo de una base de datos con perfiles de los clientes, incluyendo sus preferencias.
• Canal abierto para la comunicación directa con el cliente antes o después de que realicen la reserva, permitiendo confirmar detalles y resolver cualquier duda.

The Fork o “El tenedor”

TheFork es una plataforma de reserva online de gran relevancia para la industria de restaurantes. Ayuda a incrementar la ocupación de mesas al contar con una extensa red de más de 20 millones de usuarios apasionados por las experiencias gastronómicas.

Ofrece tres planes mensuales, con tarifas que van desde 29 €/mes hasta 99 €/mes. Los tres primeros meses del plan básico y pro son gratuitos.

Sus principales funcionalidades incluyen:

• Centralización de reservas: Permite el control unificado de las reservas recibidas a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o el sitio web desde un solo lugar.
• Reducción de No-Show: Utiliza un sistema de reconfirmación automática mediante mensajes gratuitos o correos electrónicos, disminuyendo las ausencias sin previo aviso.
• Evaluación de la fiabilidad de los comensales: Identifica el riesgo de No-Show en cada reserva, ayudando a tomar precauciones.
• Estímulo de las reservas online: Ofrece programas de fidelización y activa promociones para potenciar las reservas en los restaurantes.
• Creación de base de datos: Permite la comunicación con los clientes y la gestión de sus opiniones, facilitando el fortalecimiento de las relaciones con la clientela.

Restoo

Restoo es un sistema de reserva de restaurantes de pago, se distingue por no aplicar comisiones en sus transacciones. Por lo que es una alternativa a tener en cuenta para tu restaurante.

Este sistema tiene la capacidad de integrarse con varias redes sociales y herramientas de fidelización y marketing. Además, permite a tus clientes realizar reservas a través de otras aplicaciones como Facebook e Instagram.

Ofrece cuatro planes mensuales con precios que van desde 39 euros/mes hasta 249 euros/mes, con la posibilidad de disfrutar de 14 días de prueba gratuitos.

Entre las funciones principales que ofrece se incluyen:

• Automatización de reservas tanto por vía telefónica como online.
• Control detallado de la disponibilidad de cada mesa.
• Emisión de alertas sobre nuevas reservas o cancelaciones.
• Acceso desde ordenador o dispositivo móvil.
• Sistema de reconfirmación automática de las reservas.
• Disponibilidad para reservas las 24 horas del día.
• Gestión de peticiones especiales por parte de los clientes.

Beneficios de las reservas online en restaurantes ¿Por qué ofrecer reservar mesa online?

El uso de una aplicación de reservas puede tener un impacto notable en tu negocio, ofreciéndote ventajas en diversas áreas. En primer lugar, simplifican la gestión de reservas al automatizar numerosos procesos que normalmente requerirían tiempo y atención. Esto disminuye el riesgo de errores humanos, como reservas duplicadas o pérdida de información, mejorando el flujo del servicio y la satisfacción del cliente.

Además, estas aplicaciones pueden ser un gran aliado para atraer a nuevos clientes. Al estar presentes en estas plataformas, tu restaurante gana visibilidad ante un público más amplio que de otro modo quizás no te hubiera descubierto. Asimismo, algunas apps ofrecen la posibilidad de realizar promociones o descuentos, lo que puede resultar atractivo para atraer clientes nuevos.

Estas aplicaciones también posibilitan aumentar la ocupación en momentos de menor demanda. Al identificar las horas con menor actividad, puedes establecer descuentos especiales para fomentar las reservas.

Por último, muchas de estas aplicaciones proporcionan estadísticas y datos útiles sobre tus clientes y sus comportamientos, como los horarios de mayor afluencia, los platos más solicitados o las preferencias específicas de cada cliente. Estos datos pueden ser cruciales para tomar decisiones estratégicas y mejorar la propuesta de valor del restaurante.

Ofrecer la posibilidad de reservar mesa online no solo simplifica el proceso para los clientes, sino que también optimiza la gestión del restaurante, mejorando la experiencia general tanto para los clientes como para el personal del mismo. ¡Ahora solo tienes que poner en práctica todos estos tips para para mejorar tus sistemas de reservas online!